Modelnavn: Sag
Kommentar: ‘Sag’ som begreb er den dokumentationsenhed, der understøtter de offentlige institutioners journalisering.
De offentlige institutioner er underlagt et krav om at journalisere deres informationer. Journalisering er en proces, som indebærer registrering af indkomne og egenproducerede informationer samt deres forsvarlige opbevaring. Journalisering af informationer på sager understøtter de offentlige organisationer i udøvelse af god forvaltningsskik og overholdelse af den tværgående forvaltnings-lovgivnings krav til overblik over sagsbehandlingen, offentlighe-dens mulighed for indsigt, bevaring for eftertiden og forsvarlig be-handling af personoplysninger.
Begrebet ’en Sag’ anvendes i mange forskellige sammenhænge og til mange forskellige formål, men udtrykker altid grundlæggende set det samme: En samling af sammenhørende dokumenter og øv-rige sammenhørende oplysninger, der i sit hele anvendes til at do-kumentere en arbejdsproces, typisk til administrative formål, her-under til at træffe afgørelser.
En ‘Sag” skal påføres oplysninger om:
- Hvem sagen vedrører i form af oplysninger om sagens par-ter. - Hvad sagen dokumenterer, i form af en sigende titel, emnemæssig opmærkning og den løbende registrering af til-knyttede dokumenter og øvrige informationer af betydning for sagsbehandlingen. - Hvor sagen bliver behandlet og opbevaret i form af oplys-ninger om sagens organisatoriske tilhørsforhold og sagsbe-handlere.
- Hvordan sagen hænger sammen med andre sager. - Hvad sagens status er, og hvornår den er ændret. - Hvorfor sagen behandles i form af en henvisning til den lovgivning, der gælder for sagen, samt hvor den findes.
For at skabe en fælles sagsmodel vil det være en fordel, at sags-begrebet har fælles semantik og syntaks for at øge mulighederne for udveksling og gensidig forståelse af sager mellem myndighe-derne. Sagsmodellen giver en ramme for beskrivelse af sager igennem en fælles forståelse af ovenstående oplysninger.
Sager kan struktureres på forskellig vis i forhold til, hvor mange og hvilke informationer, der tilknyttes sagen. Sager lagret elektronisk i it-systemer bliver med fordel ofte struktureret som enkeltsager, som indeholder dokumentation om en enkelt administrativ proces, som fx en afgørelse eller en beslutning.
Opfordringen i Sagsmodellen er at strukturere organisationens sa-ger som enkeltsager for at skabe de bedste forudsætninger for ef-terfølgende udveksling og visning af sager i overbliksløsninger.
Enkeltsag dækker Ombudsmandens og Forvaltningsjuraens krav om, at man kan fremlægge dokumentation (bevis) for de forskelli-ge handlinger/aktiviteter i sagsbehandlingen.
Enkeltsag dækker ikke forskellige behov for at samle dokumentati-on i forhold til praktiske formål, fx i forhold til en borger/person (personsagen), en ejendom (byggesagen), en instans/part (institu-tionssagen), eller alle oplysninger om et bestemt emne eller en be-stemt handling (fx alle sager om hjælpemidler eller alle klagesa-ger). I en manuel sagshåndtering omtales samlinger som disse som ”samlesager” eller ”dossiersager”.
Sagsmodellen kan både beskrive enkeltsager og samlesager. I for-hold til udveksling af sagsoplysninger har begreberne forskellig semantik, og man skal man være opmærksom på, at de to sags-begreber kan være vanskelige at udveksle meningsfuldt:
- Én offentlig organisation kan have struktureret sine sager som samlesager, hvor alle oplysninger og dokumenter om én person er lagret i én samlesag centreret om personens CPR-nummer.
- En anden offentlig organisation kan have struktureret sine sager som enkeltsager, hvor oplysninger og dokumenter om hver enkelt afgørelse i forhold til en person er lagret på en enkeltsag.
- Selvom begge organisationer kan udveksle sager efter Sagsmodellen, kan de på grund af den forskellige strukture-ring af sager ikke uden en transformation udveksle sager på grund af forskellig struktur i sagsdannelsen.
Sagsmodellen giver mulighed for at relatere en sag til en oversag, så der kan skabes sammenhæng i enkeltsager, hvormed samlesa-ger kan forstås som samlinger af enkeltsager.
Sagsmodellen beskriver kun de fælles metadata for sager. Ved an-vendelse på specifikke fagområder specialiseres sagen og tilføjes fagområdets specifikke attributter og relationer. Det kan eksem-pelvis være en pensionssag eller en ydelsessag. Det er også her, at det fx kan være relevant at tilføje oplysninger om sagens genstand til sagen. Fx kan en model for sag, der omhandler ejendomme i en specialiseret anvendelse, med fordel inddrage en relation til en model for ejendomme.
Modelsprog: Dansk (da)
Ansvarlig: KL
Versionsnummer: 2.0.0
Status: Godkendt på 6. møde i Arkitekturboard 5. september 2018
Emneområde:
Lovgrundlag:
Identifikator: https://data.gov.dk/model/core/Sag
Afledt af:
| 
